Le suivi de vos covenants et garanties implique de collecter des documents auprès de vos parties prenantes. Pono simplifie cette démarche avec un espace invité sécurisé où vos contacts externes peuvent déposer leurs documents.
Pré-requis
- Avoir un rôle utilisateur
- Avoir créé une opération
- Avoir des contacts reliés aux tâches de l'opération
Inviter un contact à déposer un document
💡Astuce : Utilisez les deux flèches inversées en haut à droite de la présentation pour la visionner en plein écran.
- Dans votre compte Pono, cliquez sur l'onglet "Opérations" dans le menu principal de navigation.
- Sélectionnez l'opération concernée par la demande de collaboration.
- Choisissez la tâche correspondante.
- Dans "Contact(s) assigné(s) à l'exécution de la tâche", cliquez sur les trois petits points.
- Cliquez sur "Invitez à collaborer", puis sur "Suivant".
- Saisissez le nom du document demandé.
- Cliquez sur "Confirmer".
Un email est alors envoyé, invitant le contact à déposer le document dans l'espace sécurisé de la plateforme (retrouvez la vue invitée dans la présentation ci-dessus ⬆️).
Suivi de l'invitation
- Retrouvez l'état de l'invitation dans : Opération ➡️ Espace partagé ➡️ Liste des invitations.
- Vous recevrez une alerte lors de la réception du document.
Approbation du document
- Rendez-vous dans : Opération ➡️ Espace partagé ➡️ Documents en attente d'approbation.
- Cliquez sur les trois petits points.
- Sélectionnez "Approuver/Refuser".
- Visualisez le document, puis cliquez sur "Suivant".
- Approuvez ou Refusez le document selon le cas.
- Confirmez ou non que la tâche a bien été effectuée en cliquant sur "Confirmer".
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